Persónuverndarstefna

Te og Kaffi hf. kt. 530484-0179, Stapahrauni 4, Hafnarfirði (einnig vísað til „félagsins“,
„okkar“ og „Te & Kaffi“) hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi
persónuupplýsinga sem unnið er með innan félagsins.

Persónuverndarstefna þessi nær til persónuupplýsinga er varða viðskiptavini Te & Kaffi,
forsvarsmenn viðskiptavina og annarra samstarfsaðila sem og annarra sem eiga í samskiptum
við félagið, s.s. í tengslum við ábendingar eða styrkbeiðnir (hér eftir sameiginlega vísað til
„viðskiptavina“ eða „þín“).

Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að upplýsa þig um hvaða persónuupplýsingum félagið
safnar, með hvaða hætti félagið nýtir slíkar persónuupplýsingar og hverjir fá aðgang að
upplýsingunum.

Ef þú ert í vafa um það hvernig stefna þessi varðar þig, vinsamlega hafðu samband við á
[erlaj@teogkaffi.is] fyrir frekari upplýsingar.

Við berum virðingu fyrir þér og persónuupplýsingum þínum og viljum að þú sért upplýst(ur)
um það með einföldum hætti hvernig og af hverju við söfnum, notum og varðveitum
upplýsingar um þig og hvaða réttindi þú hefur gagnvart okkur.

Um vinnslu persónuupplýsinga í gegnum Te & Kaffi appið vísum við í persónuverndarstefnu
okkar sem finna má í appinu.

Í persónuverndaryfirlýsingu okkar svörum við eftirfarandi spurningum:

1. Tilgangur og lagaskylda
2. Hvað eru persónuupplýsingar?
3. Persónuupplýsingar sem Te & Kaffi vinnur um viðskiptavini
4. Hvaða persónuupplýsingum söfnum við um þig?
5. Hvernig notum við persónuupplýsingar um þig?
6. Með hverjum deilum við persónuupplýsingum þínum?
7. Hvernig tryggjum við öryggi persónuupplýsinga þinna?
8. Hve lengi varðveitum við persónuupplýsingar?
9. Hver eru þín réttindi gagnvart okkur?
10. Mun þessi persónuverndaryfirlýsing breytast?

1. Tilgangur og lagaskylda
Te & Kaffi leitast við að uppfylla í hvívetna persónuverndarlöggjöf og er stefna þessi byggð á
lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga („persónuverndarlög“),
með síðari breytingum.

2. Hvað eru persónuupplýsingar
Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru hvers kyns upplýsingar um
persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja
beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki
persónuupplýsingar.

3. Persónuupplýsingar sem Te & Kaffi vinnur um viðskiptavini
Við söfnum og varðveitum ýmsar persónuupplýsingar um viðskiptavini okkar. Ólíkum
persónuupplýsingum kann að vera safnað um þig eftir því hvort þú sért sjálf/ur í viðskiptum
við félagið eða hvort þú komir fram fyrir hönd lögaðila í viðskiptum við félagið, t.d. birgja.

Þegar þú velur að eiga viðskipti við okkur og nýta þér persónubundna þjónustu okkar s.s. í
Appinu ert þú beðinn um að veita okkur tilteknar upplýsingar um þig. Þessum upplýsingum
söfnum við til þess að við getum veitt þér þá þjónustu sem þú hefur óskað eftir.

Þegar þú ert í viðskiptum hjá okkur söfnum við og höldum utan um upplýsingar sem tengjast
viðskiptasögu þinni hjá okkur. Þessum upplýsingum söfnum við til þess að veita þér yfirsýn
yfir viðskipti þín við okkur og til þess að við getum boðið þér persónulegri þjónustu. Þegar
þú vilt vera í tengslum við okkur og fá upplýsingar (s.s. fréttabréf, markpósta og
tilboðsbæklinga) frá okkur með reglubundnu millibili ert þú beðinn um að veita okkur
nauðsynlegar upplýsingar. Þetta er háð þínu vali. Stundum býðst þér að veita okkur, með
valkvæðum hætti, viðbótarupplýsingar um þig. Þetta eru upplýsingar sem við óskum eftir því
við teljum þær geta hjálpað okkur að veita þér betri þjónustu. Þú þarft aldrei að veita slíkar
upplýsingar nema þú kjósir það. Þegar þú notar vefviðmót okkar söfnum við jafnframt
persónuupplýsingum með vefkökum (e. cookies), IP-tölum og öðrum upplýsingum tengdum
tækinu sem þú notar (s.s. gerð vélbúnaðar, útgáfu stýrikerfis o.þ.h.). Þú getur valið hvort þú
kýst að gefa okkur þessar upplýsingar.

Myndavélaeftirlit: Í verslunum í eigu Te & Kaffi kunna að vera eftirlitsmyndavélar (stafrænar
myndavélar) og þeir viðskiptavinir sem heimsækja verslanir Te & Kaffi kunna því að vera
teknir upp á mynd. Vinnsla á þeim upplýsingum sem safnast með myndavélaeftirliti byggir á
lögmætum hagsmunum félagsins, enda fer vinnslan fram í eigna- og öryggisvörsluskyni.

Póstlistar: Ef viðskiptavinur skráir sig á póstlista Te & Kaffi mun félagið vinna með
upplýsingar um netfang viðskiptavina og eftir tilvikum aðrar upplýsingar sem viðskiptavinur
lætur fyrirtækinu í té, svo sem nafn, heimilisfang og kyn. Sú vinnsla byggir á samþykki
viðskiptavina en þeim er heimilt hvenær sem er að afturkalla samþykkið og afskrá sig af
póstlista félagsins.

Viðskiptavinir: Te & Kaffi kann að biðja viðskiptavini sína um kennitölu, netfang,
símanúmer, heimilisfang og frekari upplýsingar til þess að vista í viðskiptamannakerfi sínu.
Tilgangur vinnslunnar er að geta uppfyllt samning sem viðskiptavinur gerir við fyrirtækið,
s.s. að geta afhent vörur sem keyptar eru og starfsmenn geta, að beiðni viðskiptavina, flett
upp keyptum vörum til að svara spurningum og þjónustað viðskiptavini betur.

Komir þú fram fyrir hönd samstarfsaðila Te & Kaffi, s.s. birgja, verktaka eða viðskiptamann
sem er lögaðili, kann Te & Kaffi að vinna með tengiliðaupplýsingar þínar, s.s. nafn,
símanúmer og tölvupóstfang. Þá kann Te & Kaffi að vinna með samskiptasögu og eftir
atvikum reikningsupplýsingar. Þessi vinnsla er félaginu nauðsynleg til að geta uppfyllt
skyldur sínar á grundvelli samnings við viðkomandi samstarfsaðila. Þá kann félaginu að vera
skylt að vinna með upplýsingar á grundvelli lagaskyldu, s.s. bókhaldslaga.

Markaðssetning: Te & Kaffi kann að nýta þær persónuupplýsingar sem viðskiptavinir hafa
látið félaginu í té til þess að senda þeim tilboð og auglýsingar sem byggja á þessum
upplýsingum. Slík vinnsla byggir á upplýstu samþykki viðskiptavina.

Kvartanir og ábendingar: Ef þú sendir okkur ábendingu eða kvörtun mun Te & Kaffi
almennt vinna með tengiliðaupplýsingar þínar, s.s. nafn og netfang, og efni þeirrar kvörtunar
eða ábendingar sem þú hefur kosið að koma á framfæri.

[Styrkumsóknir: Í tengslum við styrkumsóknir vinnur Te & Kaffi með tengiliðaupplýsingar,
s.s. nafn, kennitölu, netfang og símanúmer sem og aðrar upplýsingar sem sendar eru félaginu
í slíkri umsókn. Vinnsla þessi fer fram á grundvelli beiðni þinnar um að gera samning um
styrkveitingu við félagið.]

Að meginstefnu til aflar Te & Kaffi persónuupplýsinga beint frá viðskiptavini eða
forsvarsmanni viðskiptavinar. Upplýsingar kunna þó jafnframt að koma frá þriðju aðilum. Sé
persónuupplýsinga aflað frá þriðja aðila mun félagið leitast við að upplýsa viðskiptavini sína
um slíkt.

Upplýsingar sem falla undir bókhaldslög eru varðveittar í 7 ár frá lokum viðkomandi
reikningsárs. Vissar upplýsingar kann að vera nauðsynlegt að varðveita lengur, t.d. ef líkur
standa til þess að Te & Kaffi komi til með að þurfa að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur.
Í þeim tilfellum verður varðveislutími miðaður við reglur um fyrningarfrest krafna.

4. Hvaða persónuupplýsingum söfnum við um þig?

Persónuupplýsingar sem við söfnum um þig velta á því hvaða þjónustu þú hefur óskað eftir
eða í hvaða tilgangi þú hefur nálgast okkur, upplýsingar sem við söfnum eru m.a.:

• Nafn þitt, kennitala, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang.
• Kreditkortanúmer, debetkortanúmer, reikningsupplýsingar eða aðrar bankatengdar
  upplýsingar.
• Viðskiptasögu þína hjá okkur, þ.á m. hvaða vöru og þjónustu þú hefur keypt hjá
  okkur, þegar þú notar Appið eða aðra slíka persónubundna vildarþjónustu.
• Samskipti sem þú velur að eiga við okkur, s.s. tölvupóstar, skilaboð send í gegnum
  Facebook síðu, [hljóðrituð símtöl], bréf eða önnur samskipti.
• Greiðsluupplýsingar/reikningsviðskiptaupplýsingar – s.s. dagsetningar á
  framkvæmdum eða mótteknum greiðslum.
• Upplýsingar um notkun þína á vefsvæðum okkar, þ.á.m. Facebook síðu. Þessar
  upplýsingar innifela m.a. hvenær þú heimsækir síðuna, hve lengi þú notar hana,
  ætlaða staðsetningu þína þegar þú notar síðuna, og upplýsingar um tækið sem þú notar
  til þess að fara inn á síðuna.

5. Hvernig notum við persónuupplýsingarnar þínar?

Við kunnum að nota persónuupplýsingar þínar til þess að:

• Veita þér þá þjónustu eða vörur sem þú hefur óskað eftir.
• Vinna úr beiðnum sem þú hefur komið á framfæri til okkar.
• Bjóða þér tiltekna þjónustu á tilteknum kjörum.
• Upplýsa þig um nýjar vörur og þjónustur.
• Senda þér reikninga vegna viðskipta við okkur eða rukka þig fyrir þjónustu-og/eða
  vörukaup.
• Meta lánshæfi þitt.
• Átta okkur á því hvernig þú nýtir þér þjónustu okkar og vörur, þannig getum við betur
  þróað áfram okkar þjónustu- og vöruúrval.
• Svara spurningum sem þú beinir til okkar.

6. Með hverjum deilum við persónuupplýsingum þínum?

Við kunnum að deila upplýsingum um þig með eftirfarandi aðilum:

• Yfirvöldum, s.s. stjórnvöldum, dómstólum og löggæsluyfirvöldum
• Lánshæfisfyrirtækjum og fjármálastofnunum
• Dótturfélögum okkar
• Innheimtufyrirtækjum
• Þjónustufyrirtækjum sem koma fram fyrir okkar hönd.
• Sérfræðingum okkar s.s. lögfræðingum, endurskoðendum og ytri ráðgjöfum.

Við deilum upplýsingum einungis með þriðju aðilum skv. vinnslusamningi þar sem kveðið er
á um meðferð og öryggi persónuupplýsinga, nema lagaskylda kveði á um annað. Komi upp
aðstæður þar sem grunur er um sviksamlega eða ólögmæta háttsemi munum við deila með
viðeigandi aðilum persónuupplýsingum sem þýðingu kunna að hafa í þeim tilgangi að vernda
hagsmuni okkar, hagsmuni þína og/eða hagsmuni viðskiptavina okkar. Komi til þess að við
sameinumst öðru félagi og/eða erum yfirtekin af öðrum eigendum þá kunna upplýsingarnar
að flytjast yfir til nýs félags.

7. Hvernig tryggjum við öryggi persónuupplýsinga þinna?

Persónuupplýsingar eru geymdar í viðurkenndum aðgangstýrðum tölvukerfum þar sem
passað er upp á að einungis þeir sem þurfa að hafa aðgang að gögnum hafi. Te & Kaffi
tryggir að allar almennar varnir tölvukerfa séu til staðar, þær uppfærðar og vaktaðar
reglulega.

(Allur tölvubúnaður sem kemur að geymslu persónuupplýsinga er frá viðurkenndum birgjum,
hann er vaktaður og uppfærður reglulega. Keypt er þjónusta frá viðurkenndu öryggisfyrirtæki
sem sér um reglulega ytri veikleikaskönnun á öllum ytri þjónustum í rekstri hjá Te & Kaffi).

8. Hve lengi varðveitum við upplýsingarnar?

Við munum varðveita viðskiptasögu þína í allt að 4 ár í samræmi við punktafyrningu nema
lög krefjist eða leyfi lengri varðveislutíma. Ef ekki er lengur þörf á upplýsingunum eða lög
kveða á um eyðingu þeirra, verða upplýsingarnar gerðar ópersónugreinanlegar og/eða þeim
eytt.

9. Þín réttindi gagnvart okkur?

Þú hefur rétt á því að fá upplýsingar frá okkur um það hvernig persónuupplýsingar þínar eru
nýttar af okkur og hvaða upplýsingar við höfum um þig. Þú hefur einnig rétt á því að uppfæra
upplýsingar um þig þannig að þær séu réttar, óska eftir leiðréttingum eða að upplýsingum um
þig sé eytt, enda sé ekki lengur ástæða til þess að við geymum þær. Að sama skapi getur þú
óskað eftir því að fá upplýsingar um þig afhentar.

Framangreind réttindi þín eru þó ekki fortakslaus. Þannig kunna lög að skylda félagið til að
hafna ósk um eyðingu eða aðgang að gögnum. Þá getur félagið hafnað beiðni þinni vegna
réttinda félagsins, s.s. á grundvelli hugverkaréttar, eða réttinda annarra aðila, s.s. til friðhelgi
einkalífs, telji félagið þau réttindi vega þyngra.

Ef upp koma aðstæður þar sem að félagið getur ekki orðið við beiðni þinni mun félagið leitast
við að útskýra hvers vegna beiðninni hefur verið hafnað, þó með tilliti til takmarkana á
grundvelli lagaskyldu.

Vakni upp spurningar eða athugasemdir í tengslum við persónuverndaryfirlýsingu þessa eða
vinnslu okkar, eða ef þú vilt kvarta yfir mögulegu broti á persónuverndarlögum skaltu hafa
samband við okkur með því að hringja í síma 8693977 eða senda okkur tölvupóst á netfangið
erlaj@teogkaffi.is. Við munum leggja allt kapp við að bregðast við svo fljótt sem auðið er.

Þú hefur einnig alltaf rétt á því að beina kvörtun þinni til Persónuverndar í samræmi við
gildandi lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, nú lög nr. 77/2000.

10. Endurskoðun persónuverndarstefnu

Persónuverndarstefna þessi kann að breytast með tímanum, t.d. vegna breytinga á lögum og
reglum eða opinberum kröfum gagnvart okkur og meðhöndlun persónuupplýsinga eða ef
breyting verður á því hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar þínar. Við hvetjum þig
því til þess að fylgjast reglulega með uppfærslum, en þær birtum við á vefsíðu okkar.

11. Samskiptaupplýsingar

Erindum til Te & Kaffi er varða persónuvernd skal beina í netfangið afgreidsla@teogkaffi.is

Te og Kaffi
Stapahrauni 4, 220 Hafnarfirði
teogkaffi@teogkaffi.is
Sími: 555 1910

Persónuverndarstefna á pdf formi